Финансовые обязательства являются неотъемлемой частью деловой сферы и напрямую связаны с ведением коммерческой деятельности. Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.
Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.
Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).
Содержание и форма гарантийного письма
Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.
Для придания юридического единообразия используется набор обязательных пунктов, которые должны присутствовать в письме.
К их числу относятся:
- номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
- дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
- наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
- регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
- юридический адрес;
- фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
- банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
- подписи директора и главного бухгалтера;
- контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.
Особенности оформления и использования гарантийного письма
Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.
Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка («Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует»).
Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства. При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.
Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство. Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.
Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.
Образец гарантийного письма
Скачать примерный чистый бланк письма с гарантией об оплате (.doc) и уже заполненный образец.
Ваш комментарий будет первым.